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内定保留・お礼の上手な伝える方とは?電話・メール例文付き!

こんにちは、Mr.GBです。 就職活動や転職活動で内定がでた時、どのように内定のお礼を伝えるべきか、そして内定の返答をすぐにできない時にどのように伝えるべきか悩みませんか?

  • 他にも選考を受けたい会社があるからすぐに「入社する」とは返答できない・・・
  • 3日以内に返答をしてくれと言われても、もう少しじっくりと考えたい・・・
  • もう少し待ってほしいと伝えて内定が取り消されたり、印象が悪くならないかなぁ・・・

今回の記事ではこのような悩みに対して、内定先の企業へのお礼の伝え方や内定の返答期限を延長してもらう「内定保留」の適切な伝え方について、メール文面の例や会話の仕方のポイントをご紹介します。

先に一番大事なポイントをお伝えすると、内定先企業の立場を考えた上で返事をすることです。

このポイントを意識して返事をすれば、普通の会社でしたら基本的に問題はありません。

内定を承諾し、入社することは、人生に大きな影響を与える決断です。

しかし、内定先の会社の立場からすると、せっかく内定を出した人に返事を待たされるのは、採用の計画や業務に支障をきたす恐れがあります。

これからは、キャリアコンサルタントとして多くの方々の転職をサポートしてきたMr.GBの経験をもとに、内定先企業の立場を考えた適切な内定のお礼や内定保留の伝え方をご案内していきます。

内定を保留にする目的を整理しよう

何かしらのアクションを起こすときには必ず目的を最初に考えることが重要ですよね。

特に内定保留のような悩ましいことは当初の目的が忘れ去られしまいがちです。

せっかく勇気をもって行動に移したにも関わらず、結局その目的が果たせずに終わることが多々あります。

なぜこのようなことを最初にお伝えするかというと、内定保留を内定先に伝えた後に、

やっぱり内定保留を伝えなければよかった...

と後悔する方も多く見てきたからです。

なぜなら、伝え方を間違えると内定保留にはリスクもあるからです。

まずは、改めてなぜ内定保留にしたいのか理由を考えてみましょう。

そして、その理由に対して違う視点から自問自答を行い、本当に内定保留することがベストなのかを考えてみてください。

内定保留の理由として良くある例としては以下の2つがあります。

内定保留の良くある理由

  • もっと他に受けたい会社がある
  • 当にこの会社でいいのか?ここで就職活動を終わらせてもいいのか?

この2つに対して、それぞれ以下のような自問自答をしてみてください。

1.もっと他に受けたい会社がある

(自問自答の例)

「内定先と比べて他の会社が優れている理由が具体的にあるか?」

「他に受けたい会社から内定を獲得できる可能性は高いのか?」

2.本当にこの会社でいいのか?

(自問自答の例)

「他の会社に内定をした時でも同じように悩まないか?」

「本当の不安は何なのか?ここで決めてしまう不安なのか?」

「内定した企業のことを本当に理解しているのか?」

冷静に考えて自問自答した結果、内定保留をしない方がいいかもしれない、と感じた場合は、まずは一歩踏みとどまって考え直すことをおすすめします。

それでは、一番大事なポイントである内定保留にされた場合に内定先の会社が思うことを考えてみましょう。

内定保留を伝えられた会社が思うこと

何かを伝える時、受け手(今回であれば内定先の会社)がどう思うのかを考えることはコミュニケーションの観点でも大事です。

内定保留の言い方やメールの文面においては、相手がどう思うのかを先に考え、適切で失礼のない対応が必要になります。

内定保留を内定先にお願いしたとき、内定先の会社が通常思うことは以下の4つが考えられます。

内定保留を伝えられた会社が思うこと

  • 保留をする本当の理由は何なのか?
  • 入社意欲が低いのか?
  • 返事を待つのはいつまで?
  • 面接の時の好印象と何か(評価が)違う?

内定先の会社が納得感を持つために

当たり前ですが、事実を伝えましょう。

たまに、「他社の選考を受けていると伝えると、心象が悪くなるのでは」と考え、理由を明確に伝えようとしない方が見受けられます。

しかし、明確に伝えなければ何が本当の理由なのかが伝わらず、納得感が得られないため逆に心象を悪くする恐れがあります。

内定保留をお願いするにはそれ相応の理由があるのが当たり前なので明確に事実をベースに伝えましょう。

そして、内定先の会社が他社より劣っているような言い方にならないように気をつけましょう。

入社意欲が低いと思われないために

内定保留を内定先に依頼する理由として、他の会社の選考も受けた上で判断したいという理由の場合、他社の方が意欲が高いと判断されがちです。

そして、他社の方が意欲が高い=自社への意欲が低いと見なされるかもしれません。

そう思われないためにも、返事をする際は以下のポイントを押さえましょう!

入社意欲が低いと思われないポイント

  • 内定先には依然として魅力を感じており、入社意欲が低い訳ではない
  • 他社の方が意欲が高いという訳ではなく、他に選考を受けている会社も見極めたい
  • 比較して検討すること、就職・転職活動に何の後悔もなく、スッキリと入社をしたい

返事の期限はこちらから指定すること

こちらから内定に対しての返事を待って欲しいと伝える訳ですから、必ずいつまで待ってもらいたいかを伝えるようにしましょう

当たり前ですが、ただ「待ってください」だけですと、「いつまで?」と言われる可能性が高いです。

仕事のコミュニケーションとして見ても、あまり効率的に見えません。

心象を悪くするだけになるので、気を付けるようにしましょう。

そして、一度指定した返事の延長期限を何度も延長することは、どんどん心象を悪くするだけなので、他の会社の選考がある場合は選考が終了して内定がでるスケジュールを事前に確認しておきましょう。

できれば、他の会社に対しても内定先がすでにあって待たせていることを伝えるようにしましょう。

そうすれば、その他社の選考が早まる可能性もあります。

面接における評価が悪くならないために

面接で高い評価を得たからこそ内定という結果になっています。

そのため、内定保留を依頼する時の伝え方には、必ず失礼がないように誠意を持って対応するようにしましょう。

失礼のない伝え方に関しては、後ほどご紹介する電話やメールの例を参考にして見てください。

内定保留をするリスク

お付き合いと同じ考え方を

内定保留にするリスクは、これまで述べてきた通り、心象を悪くする可能性は少なからずあります。

そして、それはある程度避けられないものでもあります。

内定した会社へ入社するのはお付き合いと同じです。

付き合いたいと思っている相手が、「他も気になる」「踏み切れない」と言われると、ショックですよね。

「それでも付き合いたい!!」

と言われるかどうかは、選考における評価次第だと思います。

内定=入社ではない

あと、注意しておくリスクとしては、内定保留を伝えることで無茶な行動に走る会社(もしくは人事)です。

「面接で志望意欲が高いと聞いていたので、もう入社の手続きをしている」

「もし他社の選考がダメだった場合、必ず入社するという誓約書を書いて」

などなど、このようなヤクザみたいなことを言ってくる会社をたまに見かけます。

内定=入社ではないので、そういう場合は頑として断りを入れましょう。法的なリスクなどは何もありません。

世間で良く言われるオワハラの会社ですね。

むしろ、そういう会社だった場合は内定を辞退することをオススメします。

それではこれから内定保留の伝え方に関して例を交えて説明いたします。

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内定保留の伝え方の例

できれば電話とメールの両方で伝えること

内定保留を伝えるときは、電話とメールの両方でお伝えすることをオススメします。

最近であればメールだけでも良さそうに思いますが、これまで伝えた通り内定先の会社の立場を考えた場合は、少しでも誠意が伝わる方が良いでしょう。

わざわざ言いにくいことを電話してくれたという事実だけでも誠意が伝わる可能性は高くなります。

そして、電話をする・しないに関わらず、メールでは必ず伝えるようにしましょう。

なぜなら、内定先から内定保留の了承を得た場合に記録が残るからです。

直ぐに伝えること

内定保留をして、返答期限を延ばす場合はなるべく早く内定先に伝えるようにしましょう。

なぜなら、会社が採用活動をする場合は基本的に複数の候補者を比較しながら選考を進めます。

そのため、早めに内定保留を伝えないと、その会社が他の候補者を不合格にしてしまう可能性があります。

そして、もし内定を辞退することになった場合、その会社は誰も他の採用候補者が残っておらず、また最初から採用活動をしなければなりません。

その会社からすると、コスト的にも時間的にも大きなダメージを負うことになります。

これまでも伝えてきましたが、内定をもらった会社に対しては常にその会社の立場に立って考え、誠実に対応をするようにしましょう。

<例>電話の伝え方

これまでお伝えした内容を踏まえ、電話の伝え方を考えてみましょう。

シンプルで回りくどくならず、それでいて誠意が伝わるものにしましょう。

<電話の伝え方・例>

お世話になっております。

先日御社から内定をいただいた●●と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

御社からご評価いただいたことは非常に嬉しく、すぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、他にも選考中の企業があり、その企業の選考結果が●日に判明予定です。

御社には非常に魅力を感じているのですが、しっかりと納得をして、後悔しないようにしたいので、大変恐れ入りますが、●日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか?

<例>メールの伝え方

結論⇒理由という順序で伝えるようにしましょう。

メールの文章表現がおかしいと、仕事の能力を疑われかねないので、しっかりと誤字脱字てにをは、尊敬語などをチェックしましょう。

かといって、あまりに仰々しく、尊敬語が行き過ぎたメールは避けましょう(たまにそのようなメールを見ますが、逆に文章の書き方を知らない人に見えてしまいます)。

また、文章においては、御社ではなく、貴社の方が一般的です。

<メールの伝え方・例>

●●株式会社 ●●様

お世話になっております。

●●と申します。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

貴社から今回ご評価いただけたことを、大変嬉しく思っております。

入社のお返事に関しまして、恐れ入りますが、●日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

現在、他に選考が進んでいる会社があり、そちらの選考が●日に終了をする予定となっております。

貴社にも非常に魅力を感じておりますが、人生に関わる大きな決断となるため、できる限り後悔がないように、しっかりと考えて判断をしたいと思っております。

お待ちいただくことで、貴社にご迷惑をおかけするのは大変心苦しく思いますが、ご理解いただけると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)●● ●●
電話:●●ー●●
メール:●●@●●.jp

まとめ

それでは最後にまとめに入ります。

最初にも伝えましたが、一番意識すべき大事なポイントは内定先企業の立場を考えた上で返事をすることです。

その上で内定先企業が納得できるように伝えるポイントは以下となります。

内定保留を伝えるときのポイント

  • 本当の理由を事実で伝えること
  • 入社意欲が低いと思われないこと
  • 返答期限はこちらから具体的な日程を指定すること
  • メールだけではなく電話でも伝えると誠実さが伝わりやすい
  • できる限り直ぐに伝えること
  • (もちろん、内定を頂けたお礼は忘れずに!)

内定保留や内定のお礼の伝え方は以上となります。

内定保留をする際は、しっかりと目的とその必要性やそのリスクを考えましょう。

そして、内定先の会社の立場に立ち、感謝の気持ちと誠意を持って対応するようにしましょう。

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