内定保留する時の適切な言い方やメール文面、返事の期間とは!?

就職活動や転職活動で内定がでた際に、内定の返答期限を延長してもらう「内定保留」について、内定先への適切な言い方やメール文面のポイントと例をご紹介します。

内定を承諾し、入社することは、人生に大きな影響を与える決断です。

しかし、内定先の会社の立場からすると、せっかく内定を出した人に返事を待たされるのは、採用の計画や業務に支障をきたす恐れがあります。

そのため、内定先の会社に対しては、誠意が伝わるような対応をしつつ、しっかりと考え、後悔がない決断ができるようにしましょう。

内定保留をする目的と必要性の理解

何かしらのアクションを起こすとき、必ず目的やその必要性を最初に考えることが重要ですよね。

特に、内定保留のような考え込んでしまうようなことは、よく目的が忘れ去られ、勇気をもって行動に移したにも関わらず、結局その目的が果たせずに終わることが多々あります。

なぜこのようなことをお伝えするかというと、内定保留を内定先に伝えた後に、

「やっぱり内定保留をお願いするんじゃなかった。。。」

と後悔する方を多く見てきたからです。

なぜなら、後ほど説明しますが、内定保留にはリスクもあるからです。

改めて、なぜ内定保留にしたいのか理由を考えてみてください。

そして、その理由に対して、違う視点から自問自答を行い、本当に内定保留することがベストなのかを考えてみてください。

例えば、

例1)内定保留をしたい理由は「もっと他に受けたい会社がある」

(自問自答の例)

「内定先と比べて他の会社が優れている理由が具体的にありますか?」

「本当にその他に受けたい会社から内定をもらえますか?」

例2)内定保留をしたい理由は「入社に踏み切れない。ここで就職活動を終わらせてもいいのか?」

(自問自答の例)

「他の会社に内定をした時は入社に踏み切れますか?」

「本当に内定先への不安なのか?ここで決めてしまう不安なのか?」

「本当にその内定先のことを理解しているのか?」

などなど。

冷静に考え、自問自答した結果、内定保留をしない方がいいかもしれない、と感じた場合は、改めて一歩踏みとどまって考え直すことをおすすめします。

内定保留をすることで内定先の会社が思うこと

内定保留をする目的や必要性について考えたので、次に内定保留をした時に、受け手(今回であれば内定先の会社)がどう思うのか、を考えましょう。

内定保留の言い方やメール文面においては、この「どう思うのか」に対して、適切で失礼のない対応が必要になります。

内定保留を内定先にお願いしたとき、内定先の会社が通常思うことは大まかに以下の4つが考えられます。

<内定保留をされた時に会社側が思うこと>

  1. 何が(本当の)理由なのか
  2. 入社意欲が低いのか?
  3. 返事を待つのはいつまで?
  4. 面接の時の好印象と何か(評価が)違う?

納得感を持てる理由を伝えるために

当たり前ですが、事実を伝えましょう。

たまに、「他社の選考を受けていると伝えると、心象が悪くなるのでは」と考え、理由を明確に伝えようとしない方が見受けられます。

明確に伝えなければ、何が本当の理由なのかが伝わらず、納得感が得られないため、逆に心象を悪くする恐れがあります。

内定保留をお願いするには、それ相応の理由があるのが当たり前なので、明確に事実をベースに伝えましょう。

そして、内定先の会社が他社より劣っているような言い方にならないように気をつけましょう。

入社意欲が低いと思われないために

内定保留を内定先に依頼する理由として、他社の選考も受けた上で判断したいという理由の場合、他社の方が意欲が高いと判断されがちです。

そして、他社の方が意欲が高い=自社への意欲が低いと見なされるかもしれません。

そう思われないために、

  • 内定先には依然として魅力を感じており、入社意欲が低い訳ではない
  • 他社の方が意欲が高いという訳ではなく、他に選考を受けている会社も見極めたい
  • 比較して検討すること、就職・転職活動に何の後悔もなく、スッキリと入社をしたい

を必ずポイントとして抑えるようにしましょう。

返事の期限はこちらから指定すること

こちらから内定に対しての返事を待って欲しいと伝える訳ですから、必ずいつまで待ってもらいたいかを伝えるようにしましょう

当たり前ですが、ただ「待ってください」だけですと、「いつまで?」と言われる可能性が高いです。

仕事のコミュニケーションとして見ても、あまり効率的に見えません。

心象を悪くするだけになるので、気を付けるようにしましょう。

そして、一度指定した返事の延長期限を何度も延長することは、ただ心象を悪くするだけなので、他社の選考がある場合は、選考が終了して内定がでるスケジュールを事前に確認しましょう

できれば、他社に対しても、内定先がすでにあって待たせていることを伝えるようにしましょう。

そうすれば、その他社の選考が早まる可能性もあります。

面接における評価が悪くならないために

面接で高い評価を得たからこそ、内定という結果になっています。

そのため、内定保留を依頼する時の伝え方には、必ず失礼がないように、誠意を持って対応するようにしましょう。

失礼のない伝え方に関しては、後ほどご紹介する電話やメールの例を参考にして見てください。

内定保留をするリスク

就職は結婚と同じ

内定保留にするリスクは、これまで述べてきた通り、心象を悪くする可能性があることです。

そして、それはある程度避けられないものでもあります。

就職は結婚と同じと良く言われます。

結婚をしたいと思っている相手が、「他も気になる」「踏み切れない」と言われると、ショックですよね。

「それでも結婚したい!!」

と言われるかどうかは、選考における評価次第だと思います。

内定=入社ではない

あと、注意しておくリスクとしては、内定保留を伝えることで、無茶な行動に走る会社(もしくは人事)です。

「面接で志望意欲が高いと聞いていたので、もう入社の手続きをしている」

「もし他社の選考がダメだった場合、必ず入社するという誓約書を書いて」

などなど、このようなヤクザみたいなことを言ってくる会社をたまに見かけます。

内定=入社ではないので、そういう場合は頑として断りを入れましょう。法的なリスクなどは何もありません。

世間で良く言われる「オワハラ」の会社ですね。

むしろ、そういう会社だった場合は、内定を辞退することをオススメします。

それではこれから内定保留の伝え方を事例を交えて説明いたします。

内定保留の伝え方の例

できれば電話とメールの両方で伝えること

内定保留を伝えるときは、電話とメールの両方でお伝えすることをオススメします。

理由としては、内定先から内定保留の了承を得た場合に記録が残るからです。

また、メールだけで伝えると、伝わりにくい点や誠意が欠けるように見えてしまう恐れもあるので、電話でしっかりと伝えた上で、そのあとにメールも合わせて送るのが良いでしょう。

直ぐに伝えること

内定保留をして、返答期限を延ばす際は、なるべく早く内定先に伝えるようにしましょう。

なぜなら、会社が採用活動をする際は、基本的に複数の候補者を比較しながら選考を進めていくため、早めに内定保留を伝えないと、その会社が他の候補者を不合格にしてしまう可能性があります。

そして、もし内定を辞退することになった場合、その会社は誰も他の候補者が残っておらず、最初から採用活動をしなければなりません。

その会社からすると、コスト的にも、時間的にも、大きなダメージを負うことになります。

これまでも伝えてきましたが、内定をもらった会社に対しては、常にその会社の立場に立って考え、誠実に対応をするようにしましょう。

<例>電話の伝え方

これまでお伝えした内容を踏まえ、電話の伝え方を考えてみましょう。

シンプルで回りくどくならず、それでいて誠意が伝わるものにしましょう。

<電話の伝え方・例>

お世話になっております。

先日御社から内定をいただいた●●と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

御社からご評価いただいたことは非常に嬉しく、すぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、他にも選考中の企業があり、その企業の選考結果が●日に判明予定です。

御社には非常に魅力を感じているのですが、しっかりと納得をして、後悔しないようにしたいので、大変恐れ入りますが、●日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか?

<例>メールの伝え方

結論⇒理由という順序で伝えるようにしましょう。

メールの文章表現がおかしいと、仕事の能力を疑われかねないので、しっかりと誤字脱字てにをは、尊敬語などをチェックしましょう。

かといって、あまりに仰々しく、尊敬語が行き過ぎたメールは避けましょう(たまにそのようなメールを見ますが、逆に文章の書き方を知らない人に見えてしまいます)。

また、文章においては、御社ではなく、貴社の方が一般的です。

<メールの伝え方・例>

●●株式会社 ●●様

お世話になっております。

●●と申します。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

貴社から今回ご評価いただけたことを、大変嬉しく思っております。

入社のお返事に関しまして、恐れ入りますが、●日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

現在、他に選考が進んでいる会社があり、そちらの選考が●日に終了をする予定となっております。

貴社にも非常に魅力を感じておりますが、人生に関わる大きな決断となるため、できる限り後悔がないように、しっかりと考えて判断をしたいと思っております。

お待ちいただくことで、貴社にご迷惑をおかけするのは大変心苦しく思いますが、ご理解いただけると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)●● ●●
電話:●●ー●●
メール:●●@●●.jp

内定保留の伝え方は以上となります。

内定保留をする際は、しっかりと目的とその必要性やそのリスクを考えましょう。

そして、内定先の会社の立場に立ち、感謝の気持ちと誠意を持って対応するようにしましょう。

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